Monday, November 07, 2005

Planejamento de eventos

Etapas necessárias para o planejamento da organização de um evento

Check-list do planejamento

 Comercialização de Eventos (prospecção de negócios no mercado convencional ou em projetos inéditos)
 Contrato de Prestação de Serviços de Organização (modelo padronizado, detalhes importantes, formas de remuneração claras)
 Estudos Mercadológicos (propostas para a temática, sugestões de data e local, perfil dos participantes, potencial de realização e objetivos e metas)
 Calendário de Eventos da Cidade (data, aspectos da infra-estrutura, iniciativas similares, capacidade hoteleira)
 Previsão Orçamentária (receitas, despesas, resultado)
 Cronograma de Desembolsos (planilhas de acompanhamento, investimentos iniciais)
 Tipos de eventos e terminologia (congresso, seminário, simpósio ou outro nome)
 Iniciativas integradas (exposição paralela, visitas técnicas, workshops, tutoriais e cursos)
 Esboço do Programa (científico, acadêmico, técnico, social, turístico)
 Cronograma de Atividades (tarefas e providências, responsáveis e prazos)
 Relacionamento "cliente e organizador" - Comissões de Suporte (organizadora, executiva, técnica e outras)
 Apoio Institucional (entidades de ensino, pesquisa e desenvolvimento tecnológico, órgãos governamentais, associações, sindicatos, autarquias)
 Programação Visual (logomarca oficial, impressos em geral)
 Patrocínios, subvenções e permutas (iniciativa privada, fornecedores da área, publicações especializadas, órgãos públicos)

Na etapa da organização

 Programa Técnico e Científico (chamadas de trabalhos, comissões específicas, critérios de seleção de palestras, normas de publicação de textos, planilhas de dias e horários e formatação final)
 Meios e Formas de Divulgação (folhetos e impressos, assessoria de divulgação, Internet, telemarketing, plano de mídia - convencionais e alternativas)
 Automação de Eventos (sistemas informatizados - gerenciamento, administração, credenciamento e outros)
 Cadastros Afins (estruturação e atualização)
 Aspectos Jurídicos (marcas e patentes, contratos e acordos)
 Locais de Inscrições (secretaria executiva, secretarias regionais)
 Gerenciamento e Administração (serviços de terceiros, propostas e orçamentos, contratos em geral, previsão orçamentária)
 Textos e Correspondências (padronização, objetividade, apresentação gráfica, prazos para respostas)
 Patrocínios, Subvenções e Permutas (fase 2 - projetos e propostas especiais, visitas, reuniões e acompanhamento, formalização de contratos, contrapartidas)
 Data e Local do Evento (ordem de serviços e suporte e logística)
 Pessoal de Apoio (recepcionistas, coordenadoras, operadores, locutor oficial, mestre de cerimônia, fotógrafo, seguranças, faxineiras, mensageiros e outros, com propostas, contratação, treinamento, encargos sociais e trabalhistas)
 Material dos Participantes (crachá e pasta de trabalho, bloco de anotações, caneta e formulário para perguntas, programa oficial, lembranças e brindes, apostila ou anais, certificado, atestado para carga horária, manual de orientação)
 Iniciativas Integradas (estruturação, programa de atividades, conferencistas, infra-estrutura, divulgação, inscrições, suporte e logística)
 Material de Secretaria (Consumo, permanente, máquinas e equipamentos - microcomputadores, aparelhos de fax, copiadoras, rádios para intercomunicação)
 Conferencistas (Manual de orientação, formulários padronizados para currículo, resumo do trabalho e material de suporte, mapa de localização, inscrição-cortesia)
 Serviços de Apoio aos Participantes (hospedagem, passagem, traslados, opcionais noturnos - agência de turismo oficial)
 Sessões Solenes (abertura, encerramento - convites, confirmações, cerimonial)
 Suporte e Logística (slide-desk, sinalização, decoração, serviço médico, fotografia, filmagem, serviços públicos - policiamento, trânsito, linha de ônibus extra)

Exposição Paralela

 planta-baixa do local;
 montadora oficial dos estandes;
 registro no Ministério da Indústria e Comércio;
 folheto promocional específico;
 regulamento geral e manual do expositor;
 coquetel de lançamento;
 comercialização de estandes;
 equipe de vendas;
 projetos de energia elétrica; taxas da Prefeitura Municipal;
 avaliação do Corpo de Bombeiros;
 seguro de responsabilidade civil dos visitantes;
 oficialização do evento na Secretaria da Receita Federal para importação temporária de equipamentos e produtos;
 cronograma de montagem, realização e desmontagem;
 esquema de visitação (divulgação e convites, telemarketing)
 serviços de suporte para expositores, montadoras e fornecedores (credenciamento, alimentação, carga e descarga de materiais, segurança, limpeza, salas para reuniões de negócios, estacionamento privativo ou cartões de desconto, depósito de mercadorias);
 atendimento a visitantes (credenciamento específico, balcão de informações, catálogo oficial, pontos multimídia, guarda-volumes);
 aspectos genéricos (sinalização, decoração e jardinagem, central de recados, visitas de inspeção de fiscais);
 supervisão e acompanhamento integral.

Na etapa da realização

 Entrega de Material (crachás, pastas de trabalho, programa oficial, manual de orientação, apostilas ou anais)
 Controle e Supervisão das Atividades e Horários e Acompanhamento dos Serviços de Terceiros, do Centro de Convenções e do Atendimento Geral (participantes, autoridades, imprensa, convidados especiais, conferencistas, salas e auditórios)
 Assessoria aos Membros das Comissões - Confecção e Distribuição (listagem dos inscritos, certificados, formulários de avaliação)

No pós-evento

 Elaboração de Relatórios;
 Prestação de Contas (cliente contratante, patrocinadores, comunidade, órgãos financiadores);
 Cartas de Agradecimento

Fonte:Associação Brasileiro de Empresas Organizadoras de Eventos -ABEOC Nacional

2 Comments:

Blogger Rod said...

You have a great blog here! I have a paid online survey site. If you're still skeptical about taking surveys, you'll find detailed information for choosing the right paid online survey for you. Great thing about surveys, they can be done part-time or full-time from home. Check it out when you can :)
Rod

4:49 PM  
Blogger LoveforMovies said...

Just letting you know I enjoy reading your blog on my free time.
Come pay me a visit sometime if you want to big free movies

4:50 PM  

Post a Comment

<< Home